2021 California Labor, Employment and Independent Contractor Legislative Update | Perkins Coie

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With the closure of California’s legislative year 2021, now is the time to consider new legislation that will affect California businesses. We have summarized the key new legislation below, with relevant action steps noted. Businesses should work with experienced legal advisors to determine the best approach for their organization to ensure compliance with the latest California developments.

Salary and Hour / Classification

California Minimum Wage Increase

Effective date: January 1, 2022. California’s minimum wage threshold rises to $ 14.00 an hour for employers with 25 or fewer employees and $ 15.00 an hour for employers with 26 or more employees. Exempt employees must be paid at least twice the California minimum wage for full-time work (based on a 40-hour work week). Labor Code article 515. The salary threshold for computer software employees and qualified doctors and surgeons also increased.

Action item: Employers should review the compensation amounts for exempt and non-exempt employees.

Phasing out of the authorization of a specially approved employer for lower rates of pay for employees with disabilities (SB 639)

Effective date: January 1, 2022. The Industrial Welfare Commission will not issue any new special license allowing the employment of an employee with a mental or physical disability at a salary below the minimum wage. Existing licenses can be renewed for those who meet the required benchmarks, but will be phased out by January 1, 2025.

Action item: Specially licensed employers should either pay the minimum wage to these employees by January 1, 2022, or consult with a lawyer regarding the Industrial Welfare Commission’s phase-out plan and the employer’s obligations during the phase-out period. .

Criminal charges for salary theft (AB 1003)

Effective date: January 1, 2022. This bill adds a new type of grand theft to the Penal Code for intentional theft of wages (deliberate failure to pay all sums due), if greater than $ 950 (from the same employee or independent contractor), or $ 2,350 (in total) over a 12-month period. A more detailed description of the law can be found here.

Action item: Employers should review their wage and hour practices, including bonuses, tips and gratuities, and consider implementing an annual wage and hour audit with the assistance of a lawyer.

Prohibition of withholding tips on the delivery platform and price inflation (AB 286)

Effective date: January 1, 2022. Online meal delivery platforms cannot withhold any part of the amounts designated as tips or gratuities; all of these amounts must be paid to the person delivering the food or drink (or the facility in the case of a pickup order). In addition, it will be illegal for a food delivery platform to charge a customer a higher price for food or drink than the price displayed on the platform’s website by the catering establishment at the time. of the order.

Action item: Food delivery platforms need to review their policies, compensation practices, and software coding to ensure practice compliance.

No warehouse production quotas that compromise breakages (AB 701)

Effective date: January 1, 2022. Employers cannot require employees who are not exempt from warehouse distribution centers to meet production quotas that prevent the observance of meal or rest periods, the use of toilets (including reasonable travel distance to and from the toilet) or occupational health and safety laws, and cannot take adverse action against employees who have not met these illegal quotas. For a more in-depth discussion, see our previous post on this legislation.

Action item: Employers with warehouse distribution center employees should review any production quota with an experienced lawyer.

Extended contractors exemption for newspaper industry employees (AB 1506)

Effective date: January 1, 2022. AB 1506 extends the existing exemption from the “ABC” test for independent contractors / employees for newspaper distributors and newspaper carriers until January 1, 2025. This means that the Borello test (described here to question 5) will continue to apply in this context. The new law also requires publishers and distributors of newspapers to report specific information to the Agency for the Development of Work and Manpower (LWDA).

Action item: Newspaper publishers and distributors should consider the applicability of the Borello test to any independent contractor relationship and should review the new reporting requirements to the LWDA.

Modification of exemptions of other contractors (SB 1561)

Effective date: January 1, 2022. Several of the “ABC” test exemptions for independent contractors / employees have been changed. The bill concerns data aggregators, licensed manicurists, construction industry contractors, insurers and manufactured home dealers.

Action item: Employers who are wondering whether workers should be classified as independent contractors or employees should contact a lawyer to assess on a case-by-case basis.

Prohibition of piece-rate remuneration in the clothing industry (SB 62)

Effective date: January 1, 2022. Employers in the garment sector can no longer pay their employees only by the piece. Employers can still implement incentive bonuses. Record keeping obligations are extended from three to four years.

Action item: Apparel manufacturing employers should adopt an hourly pay system. Employers can still offer production-based incentives and should work with a lawyer to carefully structure and implement these incentives.

Employees of the janitors’ union not covered by PAGA (SB 646)

Effective date: January 1, 2022. Janitorial employees represented by a union organization for work performed under an existing collective agreement with grievance and arbitration provisions are excluded from the Private Attorneys General Act (PAGA) .

Action item: Employers of janitorial employees represented by a labor organization should consult a lawyer to determine whether the collective agreement contains the necessary provisions to exclude such employees from the PAGA.

Procedure

Prohibition of confidentiality provisions regarding harassment, discrimination or retaliation (SB 331)

Effective date: January 1, 2022. In 2019, the California legislature passed a law prohibiting confidentiality provisions in employment-related settlement agreements on all forms of sexual harassment or discrimination. This new bill extends the ban to all forms of discrimination, harassment and reprisals in the workplace and provides specific language to be used in separation agreements and nondisclosure agreements. SB 331 further has requirements for notifying employees in separation agreements of the right to consult a lawyer and to allow at least five days to do so. A more in-depth discussion of SB 331 can be found here.

Action item: Companies with employees in California should review the company’s use of confidentiality terms of settlement agreements and review nondisclosure agreements.

Arbitration

Arbitration Fees and Fees Payable Prior to Arbitration, Unless Otherwise Specified (SB 762)

Effective date: January 1, 2022. Employment and consumer arbitration providers must now provide invoices for required fees and expenses before the arbitration can proceed, or during the duration of an arbitration, to all parties on the same day and by the same means, payable on receipt, unless the arbitration agreement provides otherwise. For fees and charges due during the term of the arbitration, SB 762 requires that any extension of time for the due date be agreed to by all parties.

Action item: Employers negotiating arbitration agreements should consider specifying a preferred time for payment of initiation or waiting fees, if they so choose.

COVID-19[feminine

Rapports COVID-19 par les employeurs (AB 654)

Date effective: 5 octobre 2021. AB 654 modifie la loi existante pour permettre à un employeur, lorsqu’il avise l’agence de santé publique locale d’une épidémie de COVID-19, de donner cet avis dans les 48 heures ou un jour ouvrable, selon ce qui est le plus tard. Le projet de loi étendrait le type d’employeurs exemptés de l’exigence de déclaration d’épidémie de COVID-19 à diverses entités agréées, y compris, mais sans s’y limiter, les cliniques communautaires, les centres de santé de jour pour adultes, les établissements de soins communautaires et les garderies d’enfants. Le projet de loi abrogera ces dispositions le 1er janvier 2023.

Élément d’action: Les employeurs devraient consulter un avocat expérimenté pour déterminer leurs exigences en matière de rapports et assurer la conformité avec la législation en constante évolution.

Droits de réembauche pour certains employés de l’hôtellerie et de l’aéroport (SB 93)

Date effective: 17 avril 2021. Les employeurs dans les secteurs couverts (par exemple, aéroport, opération d’accueil aéroportuaire, fournisseur de services aéroportuaires, service de construction, hôtels, clubs privés et centres événementiels) sont tenus de réembaucher d’abord les employés licenciés en raison de COVID-19 ou autrement justifier la décision de ne pas réembaucher un employé licencié.

Éléments d’action: Les employeurs des secteurs couverts devraient examiner leurs dossiers pour tous les employés licenciés et consulter un avocat pour identifier quels employés sont des employés qualifiés en vertu de ce projet de loi et établir des protocoles d’embauche concernant les employés licenciés.

Sécurité du lieu de travail

Extension des pouvoirs d’application de la loi Cal/OSHA (SB 606)

Date effective: 1er janvier 2022. Ce projet de loi étend les pouvoirs d’exécution de la Cal/OSHA à l’utilisation d’injonctions et d’assignations à comparaître contre les employeurs. Il établit également une présomption réfutable que la violation d’un employeur est à l’échelle de l’entreprise si l’employeur a une politique ou une procédure écrite qui viole la réglementation pertinente en matière de santé et de sécurité ou s’il existe des preuves d’un schéma ou d’une pratique de la même violation ou des violations commises par cet employeur. l’employeur impliquant plus d’un des chantiers de l’employeur. Les citations à l’échelle de l’entreprise entraînent les mêmes sanctions que les citations Cal/OSHA volontaires ou répétées, jusqu’à 134 334 $ par violation. Ce projet de loi établit une nouvelle catégorie de pénalité de « violation flagrante », qui peut être utilisée par Cal/OSHA lorsqu’une entreprise satisfait à l’un des sept facteurs différents. Une fois qu’une violation flagrante est établie, le projet de loi prévoit des pénalités par employé pour la violation.

Éléments d’action: Les employeurs doivent revoir leurs politiques Cal/OSHA pour éviter les citations à l’échelle de l’entreprise et travailler avec des avocats expérimentés avant et pendant toute activité d’application de la Cal/OSHA.

Discrimination, harcèlement et représailles

Tenue de dossiers prolongée et délais de prescription pour les violations de la FEHA (SB 807)

Date effective: 1er janvier 2022. Les employeurs, les organisations syndicales et les agences pour l’emploi qui sont tenus de conserver les dossiers liés à l’emploi en vertu de la Loi sur l’emploi et le logement équitables (FEHA) seront désormais tenus de conserver ces dossiers pendant quatre ans (au lieu des deux précédents). -année requise). Le projet de loi apporte également un certain nombre de modifications à l’autorité du ministère de l’Emploi et du Logement équitables (DFEH). De plus, ce projet de loi prolonge le délai pendant lequel un individu peut intenter une action civile pour violation de certaines lois, en fixant ce délai pendant que le DFEH enquête et/ou prend des mesures sur une plainte. Ce projet de loi étend à deux ans la période de temps dont le DFEH dispose pour terminer son enquête et émettre un avis de droit de poursuite pour les plaintes de discrimination en matière d’emploi traitées par le DFEH comme une plainte de classe ou de groupe.

Élément d’action: Les employeurs devraient modifier leurs politiques et pratiques de conservation des dossiers pour tenir compte de la nouvelle exigence de conservation des dossiers liés à l’emploi pendant quatre ans.

Laisser

Les « beaux-parents » sont désormais couverts en tant que membres de la famille en vertu de la CFRA (AB 1033)

Date effective: 1er janvier 2022. Ce projet de loi modifie la California Family Rights Act (CFRA) pour inclure « beau-parent » dans la définition de « membre de la famille » pour un congé admissible. En outre, le projet de loi apporte des modifications au programme de médiation des petits employeurs du DFEH, exigeant un avis de médiation avant qu’une lettre de droit de poursuite ne soit émise, et une réponse proactive quant à savoir si la personne est disposée à participer à un règlement extrajudiciaire des différends (ADR) avant poursuivre.

Élément d’action: Les employeurs doivent mettre à jour les politiques internes, les manuels et autres documents décrivant les congés disponibles pour indiquer que le CFRA inclut désormais une protection pour les employés qui s’occupent d’un beau-parent et être prêts à recevoir davantage de demandes de médiation de la part de l’agence d’État.

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